Ciclo BPM (Business Process Management): Como estruturar e melhorar o processo das atividades da sua empresa.

Confira, neste blog, Ciclo BPM (Business Process Management): Como estruturar e melhorar o processo das atividades da sua empresa.

O caso em questão refere-se a uma empresa de logística industrial, com grande foco no segmento de mineração. Em comparação a outras empresas da cadeia mineradora, pode-se dizer que é uma empresa relativamente jovem com cerca de 18 anos. Entretanto, é formada por gestores/profissionais provenientes, em sua grande maioria, de outras mineradoras com muitos anos de mercado e com mindset tradicional, cujos projetos sempre são planejados de forma preditiva. 

Tendo como estímulo uma iniciativa pontual bem-sucedida, em que se utilizou a telemetria para otimizar a movimentação de cargas, identificamos a oportunidade de ampliar essa experiência, criando uma célula de projetos de inovação (CEPI), com atuação matricial, voltada à melhoria da performance, para atender toda a empresa. Entretanto, desde o começo dessa estruturação, percebemos uma grande pressão para que a equipe da CEPI apresentasse um planejamento de longo prazo, com resultados esperados do setor (inclusive financeiros) e, ainda, foi solicitado que eles listassem detalhadamente as atividades previstas para cada uma das iniciativas propostas.

Atuando como consultor em gestão estratégica para essa empresa, fomos acionado para auxiliar nesse momento. Logo no início, identificamos que o ambiente mais incerto, experimental e de inovação em que os projetos do setor iriam se basear, era incompatível com o modelo de gestão tradicional de projetos. Adicionalmente, foi possível perceber que o perfil dos profissionais do novo setor (equipe muito capacitada, engajada e com boa habilidade de auto-gestão) propiciava um modelo de gestão mais flexível (inclusive são profissionais que já demonstraram boas entregas anteriormente e que, portanto, possuem crédito/confiança junto a Diretoria). 

Assim, recomendamos a utilização de uma abordagem ágil para gerir os projetos da CEPI. Nesse sentido, apresentou-se como plano de implantação a seguinte proposta:

• → Capacitação da equipe da CEPI nas temáticas de: mindset ágil, design thinking e estrutura scrum;
• → Alinhamento de expectativas junto a diretoria, gestores e demais líderes em relação a CEPI e nivelamento de conhecimento inicial dos mesmos sobre essa nova abordagem de projetos;
• → Ações gradativas e constantes de endomarketing em toda a empresa para desenvolvimento da cultura ágil, incluindo abordagens relacionadas a sensibilização quanto aos 4 valores e 12 princípios dessa abordagem;
• → Imersão da equipe da CEPI no campo para identificação de oportunidades de melhoria de performance (incrementais) nos contratos em andamento (utilizando a metodologia de design thinking);
• → Identificação do primeiro projeto e a respectiva visão (nesse caso, a visão foi a melhoria da performance da manutenção de equipamentos, também a partir das ferramentas de telemetria – com impactos na redução dos custos e no aumento da disponibilidade dos equipamentos (DF), diretamente ligada ao aumento da medição/faturamento).

Também propomos a utilização do framework Scrum, contendo:

• → O backlog do produto (conjunto de pequenas entregas do projeto, alinhado com a visão previamente acordada);
• → O planejamento da primeira sprint (considerando a definição prévia de duração padrão das sprints, provavelmente semanal);
• → A execução da sprint, com revisão diária, ao final do dia, para certificar-se da adequação das entregas;
• → A validação das entregas pelo cliente interno, revisão e retroalimentação do backlog do produto se necessário;
• → A repetição desses ciclos até que o produto seja totalmente formado.

Também adotamos ciclo BMP, que pode ser utilizado para definir a maneira como será gerido o processo de negócio de inovação incremental e, portanto, contribuir ao alcance dos valores que se espera que esse setor gere.

Como a empresa já possui 18 anos, de alguma forma, eventuais oportunidades de inovação incremental foram identificadas. Entretanto, isto estava sendo feito de uma forma não estruturada. Portanto, com base no BPM (que contempla 6 etapas), propomos iniciar pela análise do fluxo atual (AS IS) de como a melhoria incremental é tratada. A partir daí, redesenhamos o fluxo (TO BE), desde a coleta/ recebimento dessas demandas pelo setor CEPI, passando pela definição dos critérios de relevância, viabilidade, priorização das mesmas, e chegando até a execução dos projetos de inovação utilizando a abordagem ágil, com o framework scrum.

Com base nesse novo fluxo de processo, iniciamos a etapa de execução dentro desse novo formato de implementação. A partir daí, e considerando as métricas e entregas de cada projeto de inovação, foi possível monitorar o desempenho e  realizar a gestão e o controle dessa performance, a fim de garantir que o setor CEPI cumpra, de fato, suas entregas de valor. 

Por fim, geramos ferramentas de automação dentro do ERP atual da empresa tanto para o registro dessas solicitações de melhoria quanto para a gestão dos projetos de inovação. 

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